OA อุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ
โอเอ ย่อมาจาก office automation แปลว่า การอัตโนมัติสำนักงานสำนักงานอัตโนมัติ หมายถึง การใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ภายในสำนักงาน เพื่อให้ดำเนินการไปโดยอัตโนมัติ หลีกเลี่ยงการปฏิบัติด้วยมือให้มากที่สุด เป็นต้นว่า การทำจดหมายเวียน (ข้อความในจดหมายเหมือน ๆ กัน แต่ส่งถึงชื่อคนหลายคน) ในกรณีนี้ หากใช้คอมพิวเตอร์ทำ ก็จะประหยัดเวลาได้มาก เพราะสามารถสั่งทีเดียวได้เลย ส่วนในความหมายของคำแปลที่ว่า "สำนักงานอัตโนมัติ" นั้น อธิบายง่าย ๆ ได้ว่า หมายถึง สำนักงานที่ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์นั่นเอง ( ในภาษาอังกฤษ บางทีใช้ (Office Automation)
สำนักงานอัตโนมัติ คืออะไร
สำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) หรือ สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ (eOffice) เป็นสำนักงานที่ใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่ ทั้งเทคโนโลยี คอมพิวเตอร์ เทคโนโลยีระบบเครือข่าย ในการจัดการเอกสาร การติดต่อสื่อสาร การตรวจสอบข้อมูล ระบบรักษาความปลอดภัย รวมถึงการ อนุญาตให้บุคลากรในองค์กร สามารถทำงานจาก ระยะ ใกลหรือในตำแหน่งใด ๆ ในสำนักงานได้ โดยมีระบบตรวจสอบตำแหน่งที่ทำงานของพนักงาน ผู้นั้นเพื่อให้บุคลากรที่เกี่ยวข้องสามารถติดต่อกลับได้ตลอดเวลา
กิจกรรมที่ดำเนินการ อยู่ในสำนักงาน แบ่งเป็นกลุ่มกิจกรรม ดังนี้
· การจัดทำเอกสาร
· การนัดหมาย
· การนำเสนอข้อมูล
· การบันทึกข้อมูล และข้อสรุป
· การรับส่งเอกสาร
· การลงทะเบียนเอกสาร
· การดำเนินการตามเอกสาร
· การติดตามเอกสาร และ การดำเนินการ
· การเรียกใช้ข้อมูล
· การติดต่อบุคลากร ทั้งภายนอก และ ภายในองค์กร
· การตรวจสอบกระบวนการ
· กิจกรรมเฉพาะหน่วยงาน
การจัดทำเอกสาร
เอกสารที่กล่าวถึงนี้ อาจเป็นจดหมาย รายงานการประชุม เอกสารทางวิชาการ สัญญา ประวัติการทำงาน และอื่น ๆ เอกสารหลายประเภท ต้องพิมพ์ลงในกระดาษ เนื่องจากเป็นหลักฐานสำคัญที่มีผลทางกฎหมาย เช่น สัญญาต่าง ๆ หลักฐานแสดงผลการศึกษา เป็นต้น ในปัจจุบันรูปแบบเอกสารเปลี่ยนแปลงไปอยู่บนสื่ออิเล็กทรอนิกส์มากขึ้น ทั้งนี้เพื่อความสะดวก ในการจัดการ เช่น จัดเก็บ ค้นหา เผยแพร่ เป็นต้น ทำให้ลดการใช้กระดาษ ซึ่งเป็นทรัพยากรที่ผลิตจากไม้ลงได้มาก เอกสารเหล่านี้อาจ อยู่ในรูป เอกสาร Hypertext , Postscript - PS และ PDF เป็นต้น เมื่อผู้ใช้ ต้องการพิมพ์ลงในกระดาษ ก็สามารถทำได้ง่าย
การนัดหมาย
การนัดหมายเป็นงานสำคัญอย่างหนึ่งในองค์กร สมุดนัดหมายเป็นสิ่งจำเป็น จนกระทั่งหลายองค์กร จัดทำสมุดนัดหมายแจกจ่าย พนักงาน หรือ ลูกค้าสำคัญในวันขึ้นปีใหม่ หรือมีขายทั่วไปตามร้านจำหน่ายหนังสือ อย่างไรก็ตาม ในปัจจุบัน คอมพิวเตอร์มือถือ เช่นเครื่อง Palm หรือ PDA กำลังเข้ามาแทนที่สมุดนัดหมาย เนื่องจากมีขนาดเล็ก เรียกเตือนได้เมื่อถึงกำหนดนัดหมาย และยัง สามารถทำงานอื่นได้อีก นอกจากนั้นยังมีซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์บางชนิด สามารถทำตารางนัดหมายได้ เมื่อนำมาติดตั้งใน คอมพิวเตอร์ที่ใช้งานประจำ สามารถทำตารางนัดหมายส่วนบุคคลได้ และจะเตือนทันที เมื่อถึงเวลานัดหมาย หรือ ตามที่ตั้งเวลาไว้
การนำเสนอข้อมูล
การนำเสนอข้อมูล เป็นงานที่สำคัญอันดับต้น ๆ ขององค์กร เช่น การนำสนอข้อมูลในที่ประชุม มักจะใช้แผนภูมิ บนกระดาษ แผ่นโปร่งใส หรือในปัจจุบัน ทำด้วยโปรแกรมนำเสนอข้อมูลบนคอมพิวเตอร์ แล้วฉายภาพออกไปด้วยทีวีขนาดใหญ่ หรือ เครื่องฉายภาพวีดิโอ และในปัจจุบัน การนำเสนอเป็นเอกสาร html ก็มีแนวโน้วเพิ่มขึ้น เช่นเดียวกัน
การบันทึกข้อมูล และข้อสรุป
การบันทึกข้อมูล และข้อสรุป ในรูปแบบทั่วไป มักใช้ แผ่นพลิก ที่ทำด้วยกระดาษปรู๊ฟขนาดใหญ่ เมื่อทำข้อสรุปชัดเจนแล้ว จึงนำ ไปทำเป็นสื่ออื่น รูปแบบดังกล่าวเหมาะสำหรับการประชุมในห้องประชุม ในที่เดียวกัน รูปแบบการประชุมกำลังเปลี่ยนแปลงไปเป็นการ ประชุมทางไกล (teleconference) อาจเป็นการประชุมผ่านเครือข่ายโทรศัพท์ เครือข่ายอินทราเน็ต หรือเครือข่ายอินเตอร์เน็ตก็ได้ รูปแบบการบันทึกข้อมูล และข้อสรุป ต้องเปลี่ยนแปลงให้เหมาะกับรูปแบบการประชุม แผ่นกระดานแสดงความคิดเห็น (web board) ในระบบอินทราเน็ต จะมีความจำเป็นมากขึ้น
การรับส่งเอกสาร
การรับส่งเอกสารในองค์กร เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการดำเนินกิจการ ทำอย่างไร เอกสารจึงจะถึงมื่อผู้รับ โดยรวดเร็ว ทำอย่างไร เมื่อผู้รับได้รับแล้ว จะดำเนินกิจกรรม และตอบกลับ ตามเอกสารนั้นทันที
การลงทะเบียนเอกสาร
เอกสารที่เข้ามา และส่งออก มีทั้งแบบใช้กระดาษและเป็นเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์ ที่เข้ามาแบบออนไลน์ หน่วยงานจะต้องมี ระบบรับและส่งเอกสาร เอกสารที่รับเข้ามาทุกชิ้น จะต้องมีหมายเลขรับเข้า หรือส่งออก และผู้รับผิดชอบ เพื่อความสะดวกของ ผู้ติดตามงาน เอกสารอิเล็กทรอนิกส์บางชนิด ต้องมีระบบตอบรับเป็นเอกสารแบบกระดาษ เนื่องจากเป็นผลทางกฎหมาย
การติดตามเอกสาร และ การดำเนินการ
การรับส่งเอกสารในองค์กร นอกจากจะต้องลงทะเบียนแล้ว ยังต้องมีการบันทึกผลการดำเนินการ ในแต่ละขั้นตอน ระบบ ติดตามเอกสาร จะต้องระบุได้ว่า ขณะนี้เอกสารที่เข้ามาในองค์กร ตามเลขที่ ที่รับเข้ามานั้น ขณะนี้อยู่ที่หน่วยงานใด ผลการดำเนินการ อยู่ในขั้นตอนใด ทุกหน่วยงานที่เอกสารผ่านไป จะต้องบันทึก วัน เวลาที่รับ และผลการดำเนินการ ณ หน่วยงานนั้น พร้อมบันทึก วัน เวลา ที่ส่งต่อ
ระบบเอกสารจะดี หรือ ไม่นั้นขึ้นอยู่กับสำนึกของบุคลากรในองค์กร ระบบงานจะดีเพียงใด หากมีส่วนงานใดส่วนงานหนึ่ง ในองค์กร ละเลย ไม่ปฏิบัติตามระบบที่ออกแบบไว้ ระบบก็ล้มเหลว
การเรียกใช้ข้อมูล
ข้อมูลในองค์กร มีหลายระดับ เช่น ข้อมูลหน่วยงาน สินค้าและบริการ การบริการทางเทคนิค การดาวน์โหลดซอฟต์แวร์เพื่อบริการ ลูกค้า การตอบคำถามเพื่อแก้ปัญหาต่าง ๆ (FAQ) เป็นข้อมูลที่เปิดเผยได้ทั่วไป ส่วนข้อมูลราคา การพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ เทคโนโลยี ที่พัฒนาขึ้นมาใหม่ บุคลากรเพียงบางคนเท่านั้นที่เข้ามาเรียกดูได้ ส่วนข้อมูลประเภท นโยบาย สถานภาพของหน่วยงาน ความผิดพลาด ในการดำเนินการขององค์กร จะต้องเป็นผู้บริหารระดับสูงเท่านั้น จึงจะเรียกดูได้
การออกแบบระบบข้อมูล จะต้องมีเอกภาพ นั่นคือข้อมูลใด ๆ ก็ตาม จะต้องมีเพียงแหล่งเดียว ระบบงานจะต้องมีระบบ รักษาความปลอดภัยที่ดี สามารถจำแนกประเภทบุคลากรได้ บุคลากรทุกระดับจะต้องมีวินัยในการใช้ข้อมูล หากเปิดเผยข้อมูล ที่เป็นความลับขององค์กร ความเสียหายจะเกิดกับองค์กรโดยรวม
การติดต่อบุคลากร ทั้งภายนอก และ ภายในองค์กร
การติดต่อสื่อสารระหว่างบุคลากรในองค์กรกับบุคลากรทั้งภายในและภายนอกองค์กร จะใช้โทรศัพท์เป็นส่วนใหญ่ ทำให้เกิด ผลสำคัญ 2 ประการ คือ
· ขัดจังหวะการทำงาน ทำให้งานที่กำลังทำอยู่นั้นช้าลง และยิ่งช้าลงมากขึ้น เมื่อทั้งคู่นั้นรู้จักกันเป็นการส่วนตัว จะพลอยคุยกัน เรื่องส่วนตัว จะนาน หรือไม่ ขึ้นอยู่กับสำนึกในการทำงานของพนักงาน หรือ ผู้ติดต่อคู่นั้น ผลผลิตโดยรวม จะลดลง
· เสียค่าใช้จ่ายในการสื่อสารระหว่างกัน ในกรณีที่ติดต่ออกไปภายนอกหน่วยงาน หรือพนักงานผู้นั้น ไม่ได้อยู่กับที่ ไม่สามารถ ติดต่อกันด้วยโทรศัพท์ภายในผ่านตู้สาขา ต้องติดต่อถึงกันด้วยโทรศัพท์มือถือ ซึ่งเป็นปัญหาที่พบได้บ่อย ๆ
การแก้ปัญหา 2 ประการดังกล่าวแล้ว สามารถทำได้ดังนี้
· ปรับปรุงตู้สาขาให้มีระบบฝากข้อความ หรือสามารถโอนสายอัตโนมัติ ไปยังตำแหน่งใหม่ที่นั่งทำงานชั่วคราวนั้น หรือ ติดต่อผ่านโอเปอเรเตอร์
· จัดทำระบบข้อมูลอัตโนมัติ (call center) บริการผู้ที่มาติดต่อ เพื่อลดการติดต่อระหว่างบุคคลลง
· ติดต่อผ่านจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (อีเมล์) โดยผู้ที่ต้องการติดต่อด้วย สามารถค้นหาอีเมล์บุคลากรได้ง่าย
· จัดทำหน้าตอบคำถามที่ถามบ่อย (FAQ) เป็นหน้าเว็บเพจ ให้ผู้ใช้เปิดอ่านได้โดยไม่ต้องถาม
· จัดทำหน้าเว็บบอร์ด เพื่อบริการพนักงานในองค์กร ให้สามารถช่วยเหลือกันได้ แต่ต้องออกแบบเว็บบอร์ด ให้สามารถควบคุมกันได้ และจะต้องเป็นพนักงานในองค์กรเท่านั้น
การตรวจสอบกระบวนการ
การตรวจสอบกระบวนการ เป็นกิจกรรมที่สามารถพบได้ ในกระบวนการผลิตที่มีระบบคอยตรวจสอบการดำเนินการ แบบออนไลน์ทำให้ผู้ดูแลกระบวนการสามารถตรวจสอบระบบได้ตลอดเวลา เช่นระบบ SCADA (Supervisory Control and Data Acquisition ) อย่างไรก็ตาม ระบบการตรวจสอบกระบวนการ มีเฉพาะ ในสำนักงานบางประเภทเท่านั้น
กิจกรรมเฉพาะหน่วยงาน
เป็นระบบที่ออกแบบเพื่อความสะดวกและรวดเร็ว ความถูกต้อง แม่นยำ ในการทำงานของหน่วยงาน ลักษณะของระบบ ที่ออกแบบ จะแตกต่างกันไปตามลักษณะเฉพาะของหน่วยงาน
วัตถุประสงค์ของการจัดสำนักงานอัตโนมัติ คือ การจัดเตรียมอุปกรณ์เพื่อที่จะช่วยเหลือผู้ปฏิบัติงานในการรวบรวมข้อมูลวิเคราะห์หาวิธีการแก้ปัญหาที่เป็นไปได้และเผยแพร่ข้อมูลให้ผู้อื่นทราบ วัตถุประสงค์การนำสำนักงานอัตโนมัติมาใช้คือ
1. ต้องการความสะดวก
2. ต้องการสั่งผ่านสารสนเทศอย่างต่อเนื่อง
3. เพื่อลดปริมาณคนงาน และปริมาณงานด้านเอกสาร
4. ต้องการความยืดหยุ่น
5. เพื่อที่จะสามารถขยายงานต่อไปได้ในอนาคต
ที่มาของสำนักงานอัตโนมัติ
แรงบีบคั้นสำคัญที่ทำให้เกิดสำนักงานอัตโนมัติ คือ เศรษฐกิจ การปฏิบัติงานในสำนักงานทุกวันนี้มีค่าใช้จ่ายมากขึ้นกว่าเดิมมาก ไม่ว่าจะเป็นค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับเงินเดือนบุคลากร หรือเอกสาร ดังนั้น การปรับเปลี่ยนการทำงานให้สิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายน้อยลงจึงเป็นเรื่องจำเป็น
สารสนเทศ แต่เดิมเทคโนโลยีพื้นฐานที่ใช้กันอยู่ในสำนักงานทั่วไปนั้นไม่พอเพียงที่จะจัดการกับปริมาณข้อมูลที่มีมากมายมหาศาล สำนักงานจึงต้องมองหาเทคโนโลยีใหม่ที่จะมารับมือกับปริมาณข้อมูลข่าวสารที่เพิ่มมากขึ้นแบบทวีคูณ
ข้อดีของสำนักงานอัตโนมัติ
· ได้ข้อมูลรวดเร็วทันทีกับความต้องการ
· ข้อมูลที่ได้มีความถูกต้องมากขึ้น
· ประหยัดเวลาและค่าใช่จ่ายในด้านแรงงาน
· เพิ่มประสิทธิภาพด้านการติดต่อสื่อสาร
· ลดงานในการควบคุมที่ไม่จำเป็น
· เกิดการควบคุมงานในภาพรวมดีขึ้น เพราะคุณภาพงานสูงขึ้น
· ช่วยปรับปรุงขวัญและกำลังใจในการทำงานและเพิ่มความพึงพอใจในงาน
ข้อเสียในการใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติ
· เครื่องใช้สำนักงานส่วนใหญ่ต้องใช้กระแสไฟฟ้า หากไฟฟ้าขัดข้องไม่สามารถใช้เครื่องมือ หรือออุปกรณ์ได้
· หน่วยงานที่อยู่ห่างไกลมีอุปสรรคมากเช่นไม่มีระบบไฟฟ้า(ใช้อุปกรณ์ไม่ได้) ไม่มีโทรศัพท์(ใช้ระบบสื่อสารไม่ได้)
· เครื่องคอมพิวเตอร์ในปัจจุบันมีปัญหาแทรกซ้อนในเรื่องไวรัสมากมาย บางครั้งอาจทำให้ข้อมูลที่บันทึกไว้หายไปหมด
· เครื่องใช้ อุปกรณ์มีราคาแพง
· ขาดบุคลากรที่มีความชำนาญเฉพาะในการใช้เครื่องมือ
· เครื่องมือเทคโนโลยี สื่อสมัยใหม่มีการพัฒนา เปลี่ยนแปลงเร็ว ล้าสมัยเร็ว
· เครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์ที่มีประสิทธิภาพสูงส่วนใหญ่เป็นอุปกรณ์นำเข้าจากต่างประเทศทำให้ประเทศไทยต้องเสียดุลการค้า
· ซอฟแวร์คอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่มีลิขสิทธิ์การนำมาใช้ต้องมีค่าใช้จ่ายสูง
องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติ
บุคลากร อาจมีหลายกลุ่มคือ
· ผู้จัดการหรือผู้บริหารทุกระดับ
· นักวิชาชีพ เช่น นักบัญชี ผู้ตรวจสอบภายใน สถาปนิก นักกฎหมาย นักวิจัย
· นักเทคนิค
· เลขานุการ เสมียน และพนักงานอื่นๆ
กระบวนการปฏิบัติงาน
· การรับเอกสารและข้อมูล เช่น การส่งผ่านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์มาจากลูกค้า หรือบุคคลอื่นโดยตรง หรือส่งมาในรูปแบบอีดีไอ (eletronic data interchange,EDI)
· การบันทึกเอกสารและข้อมูล งานด้านนี้จะปรับเปลี่ยนเป็นการบันทึกลงในระบบคอมพิวเตอร์มากขึ้น
· การสื่อสารเอกสารและข้อมูล จะยังคงมีทั้งการส่งเอกสารที่เป็นกระดาษและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปยังพนักงานกลุ่มต่างๆ และยังมีการปรับปรุงการสื่อสารด้วยโทรศัพท์ที่สามารถบันทึกเสียงพูดได้ด้วย
· การจัดเตรียมข้อมูลข่าวสารต่างๆ งานนี้แต่เดิมจำเป็นต้องใช้เวลามากเพราะข้อมูลอาจจะกระจายอยู่ในแฟ้มหลายแห่ง แต่สำนักงานอัตโนมัติสามารถค้นหาข้อมูลที่จัดเก็บไว้สะดวกรวดเร็วขึ้น
· การกระจายข่าวสาร กรณีการกระจายข่าวสารไปยังผู้รับจำนวนมาก สามารถใช้ส่งผ่านระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งมีความสะดวกและเร็วขึ้น
· การขยายรูปแบบเอกสาร เช่น แทนที่จะถ่ายเอกสารจำนวนมาก ให้เปลี่ยนเป็นการจัดทำเอกสารเอาไว้ในคอมพิวเตอร์แทน
· การกำจัดและทำลายเอกสาร เอกสารที่อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ในระบบคอมพิวเตอร์สามารถกำจัดได้สะดวกและรวดเร็ว ส่วนการกำจัดเอกสารกระดาษสามารถใช้เครื่องทำลายเอกสารได้เลย
เอกสาร ข้อมูล สารสนเทศ
สำนักงานอัตโนมัติคงทำงานกับเอกสารในแบบต่างๆ เหมือนกับสำนักงานธรรมดาแตกต่างที่ปริมาณข้อมูลแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่คอมพิวเตอร์อ่านเข้าใจได้ทันทีจะมีมาก รูปแบบเอกสารที่นำมาประมวลผลมีหลากหลายมากขึ้น เช่น
· ข้อความ - เสียง
· ภาพ - ตัวเลข
· ภาพถ่าย - ภาพเคลื่อนไหว
· แผนภาพ - ภาพลักษณ์
เทคโนโลยี
จะใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นพื้นฐานค่อนข้างมาก เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงาน
การบริหารจัดการ
ยังคงมีลักษณะคล้ายกับการบริหารจัดการสำนักงานธรรมอยู่บ้าง แตกต่างกันที่ผู้บริหารต้องมีทัศนคติที่ถูกต้องเกี่ยวกับเทคโนโลยีที่นำมาใช้ผู้บริหารต้องเข้าใจว่า ค่าใช้จ่ายในด้านเทคโนโลยีของสำนักงานอัตโนมัติต้องมีระบบและมาตรฐานในการทำงานมิฉะนั้นการติดต่อสื่อสารระหว่างกันอาจมีปัญหาเกิดได้
ประโยชน์ของสำนักงานอัตโนมัติ
· ประหยัดงบประมาณค่าใช้จ่าย
· ลดจำนวนคน
· ลดอุปกรณ์สื่อสารที่ไม่จำเป็น
· ลดจำนวนกระดาษ ฯลฯ
· เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
· การจัดพิมพ์เอกสาร สามารถใช้เวลาน้อยลงและสะดวกขึ้น
· การดำเนินงานต่างๆ เกี่ยวกับเอกสารและสารสนเทศเป็นระบบมากขึ้น
· ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้ถูกต้องและรวดเร็ว
· ผู้ปฏิบัติงานมีความภาคภูมิใจในสำนักงานและหน่วยงานมากขึ้น
· ทำให้รู้สึกว่าตนได้สังกัดทำงานกับหน่วยงานที่มีความก้าวหน้า
· ทำให้เกิดความภาคภูมิใจ
· ทำให้ไม่คิดจะทิ้งหน่วยงานไปทำงานกับที่อื่น
· หน่วยงานและสำนักงานมีภาพลักษณ์ดี
· สำนักงานอัตโนมัติช่วยสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้ปรากฎต่อบุคคลภายนอก
· สร้างความน่าเชื่อถือต่อหน่วยงานอื่นๆ
ข้อควรพิจารณาในการนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้ในสำนักงานมีดังนี้
การวิเคราะห์ความต้องการของผู้ใช้
การออกแบบระบบและอุปกรณ์อัตโนมัติ
การจัดหาอุปกรณ์และระบบอัตโนมัติ
การนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาติดตั้งในสำนักงาน
การประเมินผลและบำรุงรักษาระบบ การวิเคราะห์ความต้องการของบุคลากรในองค์กร เป็นขั้นตอนของการ เก็บรวบรวมการหาข้อมูล โดยการสอบถามหรือสัมภาษณ์ผู้ปฏิบัติงานในสำนักงานเกี่ยวกับความคล่องตัวในการปฏิบัติงาน ปัญหาอุปสรรคในการทำงานเป็นสาเหตุมาจากเครื่องมือเครื่องใช้หรือไม่ การเก็บข้อมูลในขั้นตอนนี้ควรให้ผู้ตอบแสดงความเห็นและความพึงพอใจต่อการนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้ สามารถสนองความต้องการของพนักงานได้หรือไม่ ปัญหาจะได้รับการแก้ไขมากน้อยเพียงใด ผู้ใช้หรือพนักงานมีความต้องการสำนักงานอัตโนมัติหรือไม่
หน้าที่และระบบข้อมูลหลักใน OA
ในระบบ OA พบว่าหน้าที่ของหลักตลอดจนสื่ออุปกรณ์เครื่องมือและระบบงานแตกต่างจากระบบสำนักงานแบบดั้งเดิม หากจะมองภาพรวมของหน้าที่และระบบหลักใน OA อาจแสดงด้วยภาพข้างล่างนี้ ซึ่งเป็นการร่วมและรวมกันของทั้งระบบคอมพิวเตอร์ ระบบติดต่อสื่อสาร และระบบข้อมูลภายใน OA ด้วยภาพวงกลม 5 วงจากวงนอกเข้าสู่วงใน อธิบายได้ดังนี้
การใช้ระบบการทำงานของคอมพิวเตอร์ซึ่งปรากฏข้อมูลบนจอภาพ สามารถเพิ่มประสิทธิภาพด้านการติดต่อสื่อสารเพราะสามารถใช้ประสาทสัมผัสทางตา หู ไปพร้อมกันจึงช่วยให้เกิดความเข้าใจและความจำสมบูรณ์ขึ้น พร้อมทั้งสื่อสารได้ไกลและกว้างยิ่งขึ้น ช่วยลดความจำเจซ้ำซากของงานลงได้ทำให้ไม่เบื่องาน ปัจจุบันเป็นยุคข่าวสารข้อมูล ดังนั้นหน่วยงานธุรกิจได้มีการพัฒนานำเอาเทคโนโลยีสมัยใหม่เข้ามาช่วยในการบริหารงานให้การติดต่อสื่อสารเป็นไปได้อย่างสะดวกรวดเร็ว ซึ่งในอนาคตคนทำงานในสำนักงานจะค่อยๆ น้อยลง เพราะบุคลากรมีความรู้เกี่ยวกับเทคโนโลยีมากขึ้น ก็สามารถที่จะทำงานอยู่ที่บ้านใช้การติดต่อสื่อสารกันก็จะทำให้การทำงานนั้นสำเร็จผลได้ ทั้งนี้เพราะทุกคนต่างก็จะหลีกหนีปัญหาต่างๆ เช่น การจราจร ปัญหา มลภาวะเป็นพิษต่างๆ ตลอดจนช่วยลดระยะเวลาในการเดินทาง และประหยัดค่าใช้จ่ายต่างๆ ได้เป็นอย่างดี การติดต่อสื่อสารด้วยระบบเครื่องมือที่ไฮเทคโนโลยีจะช่วยการบริหารหรือการทำงานในสำนักงาน
ลดน้อยลงได้ เช่น
· การเก็บและค้นหาข่าวสารด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ คือ การใช้คอมพิวเตอร์บันทึกข้อมูลต่างๆ เมื่อต้องการใช้ก็สามารถเรียกดูได้จากหน้าจอ โดยไม่ต้องเสียเวลาค้นหาเอกสารที่มีขั้นตอนยุ่งยากสลับซับซ้อนในกรณีเก็บไว้นานหลายปี โดยใช้เวลาเพียงไม่กี่นามี เช่น นำมาเก็บทะเบียนประวัติ บัญชีเงินเดือน บัญชีรายการสินค้าและแผนงานต่างๆ เป็นต้น
· การส่งข่าวสารด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งแต่เดิมใช้การเดินหนังสือ ซึ่งในปัจจุบันการส่งข่าวสารด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์สามารถให้ข่าวปรากฏบนเทอร์มินัล โดยถูกควบคุมด้วยคอมพิวเตอร์ ข่าวสารใดส่งไปให้ใครเมื่อไหร่ การตอบรับเมื่อไหร่และมีคำตอบกลับมาว่าอย่างไร
· การจัดระบบ "เวิร์ดโพรเซสซิ่ง" (Word Processing) และการวางรูปแบบของเอกสาร คือ นำมาทดแทนเครื่องพิมพ์ดีด นำมาใช้ในการพิมพ์งานเอกสารทำให้เอกสารมีประสิทธิภาพมากขึ้น
· การจัดระบบช่วยบริหารและเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนตัว คือการบันตารางและกำหนดนัดหมาย การเก็บสถิติต่างๆ การจัดเก็บรวบรวมเรื่องไว้เป็นแฟ้มเป็นหมวดหมู่ที่จะค้นหาและเรียกดูได้สะดวก รวมทั้งจัดทำทะเบียนต่างๆ
· การติดต่อกับระบบสื่อสารข้อมูล หรือสถานที่ให้บริการทางด้านข้อมูลจากภายนอกรวมทั้งการจัดระบบ"ว้อยส์โพรเซสซิ่ง" (Voice Processing) คือการติดต่อแลกเปลี่ยนข่าวสารจากสถานบริการคอมพิวเตอร์จากภายนอกจะบันทึกเสียงพูดไปให้บุคคลอื่นได้ฟัง โดยเสียเวลาพูดเพียงครั้งเดียว ช่วยประหยัดเวลาและไม่ต้องเสียอารมณ์มานั่งชี้แจงซ้ำๆ กัน และบันทึกเสียงผู้ที่ติดต่อเข้ามาพร้อมกับชื่อคนที่โทรเข้ามาเวลาและรายละเอียดต่างๆได้
เทคโนโลยีเพื่อสำนักงานอัตโนมัติ
เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์
· ซูเปอร์คอมพิวเตอร์ (supercomputer) เป็นคอมพิวเตอร์ที่มีสมรรถนะสูง ราคาแพงมาก นิยมใช้กับงานวิจัยวิทยาศาสตร์ งานที่ต้องการความเร็วใจการประมวลผลที่สูงมาก
· เมนเฟรม (mainframe) คอมพิวเตอร์ขนาดใหญ่ ราคาแพง นิยมใช้กับหน่วยงาน บริษัทขนาดใหญ่ หรืออุตสาหกรรมขนาดใหญ่
· มินิคอมพิวเตอร์ (minicomputer) คอมพิวเตอร์ที่มีสมรรถนะขนาดกลาง ใช้กับบริษัทขนาดย่อม การติดตั้งมีลักษณะเหมือนเมนเฟรม แต่เชื่อมต่อเครื่องปลายทางได้น้อยกว่า และทำงานช้ากว่า
· ไมโครคอมพิวเตอร์ (microcomputer) หรือ คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล (personal computer) เป็นคอมพิวเตอร์ขนาดเล็กซึ่งนิยมใช้ส่วนตัว มีหลายรูปแบบ เช่นตั้งพื้น (tower)ตั้งโต๊ะ (desktop) และโน้ตบุ๊ก (notebook)
